Rule your mind or it will rule you.
— Horace, romersk poet

En av mina största svagheter privat likväl professionellt är min tendens till att bli katastrofalt oorganiserad. Jag har aldrig haft en almanacka i mitt liv utan jag har alltid förlitat mig på att memorera alla mina åtaganaden. Med tanke på att jag både är företagare och heltidsstudent borde jag ha insett vikten av att planera och att vara strukturerad för väldigt länge sedan.

Getting Things Done av David Allen

Droppen som fick bägaren att rinna över inträffade dock först för två veckor sedan då jag fick betalningspåminnelser på fakturor jag var 100% säker på att jag hade betalat. Vid närmare research visade det sig att jag inte alls hade betalat fakturorna – jag gick bara i tron om att jag hade gjort det.

Att glömma att betala fakturor är oacceptabelt – men det är inte det största problemet med att vara oorganiserad. Det största problemet är det som händer på det personliga planet: till sist styr livet och dina åtaganden dig och inte tvärtom.

För att strukturera upp både mitt privatliv och mitt företag har jag den senaste veckan både läst och lyssnat på ljudboksversionen av David Allens ‘Getting Things Done’ samt experimenterat med Things, en mac-applikation som följer Getting Things Done (GTD)-principerna.

Getting Things Done

Huvudpoängen med ‘Getting Things Done‘ (se David Allens egen definition) är att systematiskt flytta åtaganden från ditt huvud och dina tankar till ett säkert och pålitligt system. För en mer ingående beskrivning av metodologin, se videoklippet nedan där David Allen presenterar GTD hos Google:

Getting Things Done baseras på tre modeller för att få kontroll och perspektiv över dina åtaganden:

Getting Things Done-arbetsprocessen

Arbetsprocessen

Den första modellen, själva arbetsprocessen, går ut på att få kontroll över alla de åtgärder, åtaganden och förpliktelser du måste eller vill genomföra. Arbetsprocessen består utav fem faser:

Samla

Det första du bör göra är att samla in och sammanställa alla de saker du måste komma ihåg eller göra i en inkorg (vilket kan vara en e-postinkorg, ett datorprogram, en kabinett etc). Syftet är att få ut alla dina åtaganden ur dina tankar till ett säkert system du kan lita på. Något som poängteras väldigt ofta i boken är att du regelbundet måste tömma din inkorg.

Processa

För att processa de åtaganden du samlat in följs följande strikta arbetsgång:

  1. Börja från toppen av din inkorg.
  2. Hantera och processa ett åtagande åt gången.
  3. Lägg aldrig tillbaka ett åtagande du processat i din inkorg.
  4. Om du måste genomföra ett åtagande:
    1. Genomför åtagandet om det tar mindre än två minuter att genomföra, eller
    2. Delegera åtagandet, eller
    3. Skjut upp åtagandet.
  5. Om ett åtagande inte behöver att genomföras just nu
    1. Arkivera åtagandet, eller
    2. Ta bort/radera åtagandet ur din inbox, eller
    3. Spara undan åtagandet i en kategori för åtaganden du kanske kommer att genomföra någon dag.

Organisera

För att organisera alla åtaganden föreslås att man organiserar alla åtaganden i listor sorterade efter kontext:

  • Nästa åtgärder — För alla åtaganden du måste/vill genomföra, bestäm vilken nästa fysisk handling du kan göra för att genomföra åtagandet.
  • Projekt — Alla åtaganden som kräver mer än en fysisk handling för att genomföras organiseras i form av projekt. Dessa projekt följs kontinuerligt upp och granskas för att se till så att där hela tiden finns en nästa handling att genomföra för att ta projektet ett steg närmare att bli genomfört.
  • Väntar på — Här samlas alla de åtgärder du delegerat till andra eller som du väntar på på grund av något som ligger utanför din kontroll. Denna lista skall kontinuerligt granskas för att se vilka externa åtgärder du är beroende av och hur dessa påverkar dina möjligheter till att genomföra åtaganden och projekt.
  • Någon dag/kanske — I den här listan sparar du alla åtaganden som du inte kan eller kommer att genomföra just nu – du är kanske rentav osäker på om åtgärderna kommer att genomföras. Du kanske funderar på att lära dig tyska eller att gå en kurs i marknadsföring – men du vet inte när eller om du ens kommer att göra detta.

Granska

När du väl organiserat dina åtaganden är nästa steg att granska dessa. Åter igen poängteras det löpande igenom boken att du bör granska dina åtaganden minst dagligen eller snarast möljligast. Varje vecka bör du även se över dina projekt och lite större åtaganden och se hur dessa ligger till och vad du bör göra näst för att nå ett slutgiltigt genomförande.

Genomföra

Det sista steget i arbetsprocessen är helt enkelt att genomföra dina åtaganden.

The ancestor of every action is a thought.
— Ralph Waldo Emerson, amerikansk filosof

Fokusnivåer

Nästa modell inom GTD är ett ramverk för att skapa fokus och ge mening åt dina åtaganden. Denna modell består av sex stycken fokusnivåer:

  1. Nuvarande handlingar
  2. Nuvarande projekt
  3. Ansvarsområden
  4. Årliga mål
  5. 5års-vision
  6. Livsmål

Syftet med denna modell är att skapa mening åt dina dagliga handlingar och relatera dessa till hur de kan påverka dina nuvarande projekt, dina ansvarsområden, din vision om vart du är om 5 år och slutligen dina mål för ditt liv. Genom denna modell transformerar man enkla och triviala föremål på en lista till handlingar som banar väg för större möjligheter.

Den naturliga planeringsmodellen

Den tredje och sista modellen inom GTD-metodologin är ‘den naturliga planeringsmodellen’. Denna modell används för att fokusera på ett projekt som en helhet och inte en summa av delåtgärder. Modellen består av fem faser:

  1. Definiera syftet med projektet.
  2. Föreställ dig det slutgiltiga resultatet av att genomföra projektet.
  3. Brainstorma fram möjliga handlingsvägar.
  4. Organisera handlingsvägarna.
  5. Identifiera nästa fysiska handling för att ta projektet från start till slutförande.

Implementation

Things logotyp
Things användargränssnitt

För att så smärtfritt som möjligt implementera GTD i min vardag har jag laborerat med Things, en fenomenal GTD-implementation för Mac OS X. Gränssnittet är rent, enkelt och snyggt – precis som det skall vara på en Mac. Om du vill se mer av Things, kolla in deras screencast.

Things är långtifrån det enda programmet för att hjälpa dig implementera GTD, utan det finns en uppsjö av alternativ.

Har du själv nyligen implementerat GTD? Har du testat någon annan GTD-implementation än Things? Hör gärna av dig i kommentarerna eller lämna ett mail till sebastian [at] agiley.se med dina synpunkter.

Mer information:

  • http://finurlig.se/ jody

    Läste din kommentar på mitt inlägg – numera kör jag Omnifocus och har även provat Things ett tag. Jag tyckte att det var förvirrande med de olika ”mapparna” i Things – inte riktigt tydligt hur man kan få en överblick över _alla_ sina tasks när det inte finns en sådan vy. Tasks kan gömma sig i olika mappar liksom. Dessutom hade jag redan kört Omnifocus sedan den kom ut i alpha och har ordnat mina grejer ganska så trevligt där.

  • http://www.agiley.se Sebastian Johnsson

    Okej, jag ska definitivt ta en titt på Omnifocus, tack för tipset!

  • http://anders.tyckr.com/ Anders Fredriksson

    Hej,

    Jag har också relativt nyligen blivit frälst av GTD. Jag använder själv Things i dagsläget och det är enligt mig det ända programmet hittils som verkligen ”get it”.

    Omnifocus och alla andra program i all ära, men de har det stora problemet att vara fokuserade på att vara todo-lists. GTD har listor men det är långt ifrån vad man vanligtvis brukar skriva på todo-lists.

    Och för att kommentera jody ovan, så kan man i Things väldigt enkelt se alla sina next-actions i alla projekt genom att klicka på next.

    Sen är inte Things komplett på något vis, men det är det närmaste jag sätt hittils.

    Om du är intresserad mer så kan du hålla utkik på min blogg eftersom jag kommer att lansera en tjänst inom detta område inom kort.

    Bra genomgång av boken oxå. :)

    mvh,

    //Anders Fredriksson

  • http://www.agiley.se Sebastian Johnsson

    Hej Anders!

    Jag skall definitivt hålla koll på din blogg. Lycka till med ditt projekt!

  • http://www.busring.se/ Filip Larsson

    Jag implementerar GTD på Gmail och tar då hjälp av ett väldigt bra tillägg i firefox:
    GTDinbox (www.gtdinbox.com)
    Kan så klart även använda systemet även om tillägget inte är installerat, men tillägget förenklar systemet avsevärt!

  • http://www.agiley.se Sebastian Johnsson

    Hej Filip!

    All right, den kombinationen har jag aldrig hört talas om faktiskt. Kanske kan vara något att utforska närmare!

  • http://www.immediate-effects.com/en/home Göran Askeljung

    Kul att hitta en Svensk GTD sida. Alldeles utmärkt förklarat.
    Jag har firma i UK och Österrike och gör en hel del kurser med GTD för företag runt om i Europa, tyvärr inte i Sverige än.

    Kolla gärna in min hemsida http://www.immediate-effects.com/en/home
    och Community här http://immeff.ning.com/

  • http://www.agiley.se Sebastian Johnsson

    Hej Göran!

    Tack för feedbacken! Jag skall slå ett öga på dina sidor!

  • Pingback: Få saker gjort! – GTD « Stillheten()

  • Ulf Österstad

    pocketinformant till iphone och ipad är mkt bra integrering av kalender och gtd. Kalendern har jag på googles servrar med google apps (gratis) vilket gör att jag kan använda det som en exchange server till min domän. GTD tasklisten har jag på toodledo.

    På det här sättet så får jag en säker lösning i molnet gratis. på macen har jag google chrome och toodledo och gmail, gcal, och gdocs flikarna uppe i autostarten. interfacet med pocket informant får man köpa för en hundralapp styck till ipaden och iphonen men jag tycker att det är värt det för att det är så otroligt snyggt , genomtänkt och enkelt.