Mitt sporadiska kontor i Perth

Min nästintill fyra månader långa landsflykt närmar sig nu sitt slut – och det här är definitivt inte sista gången jag gör något sånt här.

I det här inlägget tänkte jag kort redogöra för mina erfarenheter med att driva mitt företag från andra sidan jordklotet.

Det här inlägget är först och främst riktat till andra personer som kör sitt företag mer eller mindre och solo och funderar på att dra utomlands några månader, men det är även ett underlag för mig själv att använda för att förbättra och tänka igenom hur jag skall driva mitt företag inför nästa vagabondturné.

Så vad har jag då lärt mig?

The tools of the trade: Internetbank + E-legitimation

Internetbank

Att kunna ha tillgång till sin bank via Internet är ju givetvis en no-brainer. Något som däremot kanske inte är så uppenbart är att se till så att en annan person som du litar på också kan accessa din internetbank och betala räkningar åt dig.

Varför?

Nu vet jag förvisso inte hur de andra bankernas internetbanker fungerar, men med Swedbank är jag tvungen (så vitt jag vet) att accessa internetbanken (samt betala räkningar och dylikt) med hjälp av en dosa. Då man tydligen ej kan få en reservdosa (just in case man tappar en) så är det därför väldigt viktigt att man har en person på hemmaplan som har access och kan betala räkningar om man blir av med sin dosa eller att den blir stulen.

En annan orsak är på grund av dosan i sig själv. Nu är det kanske inte så fruktansvärt sannolikt att batteriet i din dosa tar slut väl på resan (och faktumet att du inte kan hitta batterier till den) men om det händer så underlättar det med en stand-by på hemmaplan.

Det här är givetvis en aningen otymplig lösning och jag erkänner att jag inte har gjort någon vidare research om det finns något bättre sätt att accessa sin internetbank framför att använda en dosa. Har du några tips gällande detta så är du mer än välkommen att lämna en kommentar!

E-legitimation

Minst lika viktigt som att ha access till sin internetbank är att ha en giltig e-legitimation. Detta blir desto viktigare om du bedriver ditt företag i form av ett aktiebolag (som jag gör) eller befinner dig utomlands när det skall deklareras (vilket jag också var).

Med en giltig e-legitimation kan du inte bara lämna in alla skattedeklarationer (rapportera arbetsgivaravgifter, skatt och moms för aktiebolag) utan du kan även genomföra dina deklarationer för dig och ditt företag helt och hållet på distans utan att någon skall behöva fylla i massa papper på hemmaplan och posta dessa till Skatteverket.

Skall du lämna in dina skattedeklarationer över internet (vilket jag starkt rekommenderar!) så se bara till att anmäla dig för detta i god tid hos Skatteverket före din avresa. Vad jag kommer ihåg så tog det ca 1-2 veckor att få access till sitt skattekonto via internet samt för att kunna skicka in sina skattedeklarationer.

Företaget

Att arbeta på distans

I ett tidigare inlägg, ‘It’s been awhile‘, skrev jag att jag har jobbat på distans med Skånes Livsmedelsakademi medans jag varit i Australien.

Att jobba på distans har varit oerhört lärorikt och jag har lärt mig ett och annat om saker jag som person måste bli bättre på samt saker jag måste förbättra gällande driften av mitt företag. Projektet med Skånes Livsmedelsakademi är även mitt första projekt där jag jobbar med underkonsulter.

När projektet körs på distansbasis (med kunden och underkonsulten hemma i Sverige) blir det extra viktigt att kommunikationen flyter på bra. Jag hade oerhörd tur i att Kristian som jag jobbade med bor i närheten av kunden och att han kunde närvara på fysiska möten med kunden vid de få tillfällen detta krävdes.

Med hjälp av Basecamp, Skype, en hel del e-mails och några få möten som Kristian närvarat på istället för mig så tycker jag att kommunikationen har flytit på helt okej. Det som har specificerats har genomförts och kunden har kunnat använda sitt system (med reservation för lite småbuggar) som det var tänkt.

Något jag definitivt skall göra inför nästa resa är att upprätta någon slags FAQ för kunden och för de underkonsulter jag jobbar med. En faq för kunden gällande vem som skall kontaktas under vissa tidsperioder (t.ex. om jag är på resande fot) då buggar uppstår och dylikt, och en för underkonsulter som besvarar vanliga frågor om systemets uppbyggnad och deployment. Desto mer jag kan eliminera behovet av mig och min tid för att utföra arbetet, desto bättre.

Fakturor & Bokföring

Något som är lite problematiskt med att vara på resande fot är hanteringen av fakturor. Före du reser måste du ordna så att någon hämtar dina fakturor från ditt kontor och att samma (eller någon annan) person scannar in dessa digitalt och e-postar till dig. Det här är tyvärr den enda lösningen jag vet än så länge på det här problemet.

På bokföringsfronten har jag tyvärr varit fruktansvärt ineffektiv. På grund av att det är betydligt jobbigare att arbeta med bokföringen (jag bokför själv) då man har massa inskannade fakturor hit och dit framför att ha fysisk tillgång till dem har jag skjutit upp bokföringen för 2009 fram tills jag kommer hem.

Det här är inget höjdarsystem – speciellt om du kör längre resor – och det här är prio 1 för mig att se över inför nästa resa. Det bästa är ju givetvis att anordna så att fakturor hämtas från ditt kontor, sätts in i en pärm och att pärmen sedan lämnas över till en redovisningsbyrå som uppdaterar bokföringen var eller varannan månad.

Revision & Årsredovisning

Under min vistelse i Australien skulle även min årsredovisning undertecknas och lämnas in till Bolagsverket. Problemet var bara att min revisor ej använder programvara som har stöd för exportering till XBRL (och därigenom ej möjliggör för elektronisk inskickning av årsredovisningen). Som tur är kunde dock min farsa i ämbete av styrelsesuppleant underteckna dokumenten så att dessa kunde skickas in.

Så skall du ut på ett längre äventyr och kör ett aktiebolag, se antingen till att din styrelsesuppleant kan underteckna årsredovisningen eller se till så att din revisor kan exportera data:n till XBRL och att inskickningen till Bolagsverket kan göras elektroniskt.

Feedback

Min lilla detour i Australien är den första av sitt slag för mig så jag räknar inte med att inlägget täcker upp allt som är värt att tänka på. Har du några frågor eller idéer över saker som kan förbättras så är jag väldigt tacksam för om du lämnar en kommentar nedan!

  • Hej Sebastian,

    Jag drev mitt svenska aktiebolag medan jag bodde i Bolivia Sydamerika i nästan ett år. Dock hade jag en ekonomichef kvar i Sverige som bokförde och gjorde deklaration.

    Du ger bra tips. Jag skulle vilja lägga till vissa punkter:

    – Fullmakt till person du kan lita på.
    – Avsluta alla abonnemang innan du resor som du inte har fortsatt användning av.
    – VIKTIGT: Backup på din dator på ett ställe du har kvar i Sverige om du blir bestulen på allt.

    Du kan se en lista jag skrev här:
    http://www.jimwestergren.se/blogg/?p=5

  • Hej Jim!

    Bolivia låter riktigt schysst. Har själv funderingar på att bege mig till Sydamerika nästa år. Dock blir det troligtvis Argentina jag isåfall drar till.

    Tack för tipsen du dels skrev och dels länkade till. Just backup av material på datorn var jag väldigt dålig på, definitivt något jag skall tänka igenom mer ingående inför nästa resa.

    Planerar du att göra något liknande igen?

  • Tack dina tips! jag har själv funderat över att vara utomlands ett tag.

  • Japp, så som planen ser ut just nu så sticker jag och min fru dit igen om 4-5 år när vi har sparat ihop pengar till att skaffa hus utan lån och hon har fått sitt svenska medborgarskap.

  • Halloj Sebastian!

    Hoppas du har det superskönt på andra sidan av jordklotet. Malmös open coffee stunder var inte samma utan dig men det kommer väl flera tillfällen till hösten :)

    Tack för alla utlands tips, de kommer till nytta under hösten/vintern när jag+mitt företag kommer dra till mer dykvänliga platser på jorden… nu gäller att välja bara vart… vem vet kanske bli det Australien… fina rev och många hajar ;)

    Ha det gott, så hoppas vi ses över en fika när du är tillbaka till kalla Sverige!
    //Katarina

  • Pingback: PBC-presentation: Sebastian | Paradise Business Camp()